De l’emploi de configurations spécifiques à l’adoption d’un modèle standard, le déploiement en deux temps d’une organisation décentralisée
Description client
Fondé en 1986, Ubisoft est un pionnier mondial dans l’industrie du jeu vidéo, basé dans 30 pays et qui compte plus de 21 000 collaborateurs sur 5 continents différents. En 2018, Ubisoft a fait le choix de la plateforme Ivalua pour couvrir la maîtrise de ses dépenses et confie le projet à CYRIAS en 2021 pour la préparation de son déploiement à l’international.
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8500 commandes créées en 2022
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6000 utilisateurs
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Projet déployé dans 3 pays (France, Canada, Allemagne)
Challenges client
Ubisoft, qui a une organisation très décentralisée, a réalisé une première mise en production de la solution Ivalua fin 2020 sur un périmètre restreint d’entités. Grâce à la flexibilité de la plateforme Ivalua et à la prise en compte des spécificités des directions métier, ce premier déploiement a été un succès en terme d’adoption.
Ubisoft a ensuite fait appel à l’expertise de CYRIAS afin d’industrialiser le déploiement de la plateforme Ivalua à l’international sur des bases plus standardisées. Les missions confiées à CYRIAS étaient de :
• Consolider un Core Model déployable sur l’ensemble des pays : uniformiser des règles de gestion différentes, définir un format d’interface unique utilisable par l’ensemble des pays déployés.
• Simplifier les configurations réalisées lors de la première mise en production afin d’améliorer l’expérience utilisateur, faciliter l’adhésion en interne auprès d’un public plus large et anticiper les activités de conduite du changement.
• Veiller à ce que les nouvelles configurations n’affectent pas les performances de la plateforme.
Les objectifs liés à la mise en place de la plateforme Ivalua, étaient de :
Réponses apportées
- Support à la construction d’un Core Model prêt à être déployé sur l’ensemble des studios (Canada, France, Allemagne).
- Utilisation d’une méthodologie agile permettant une livraison cadencée de nouvelles fonctionnalités toutes les 6 semaines.
- Animation d’ateliers et configuration par les équipes CYRIAS sur les modules : Gestion des Listes de Prix et des Catalogues, Demande d’achat, Commande et Facture.
- Interfaçage d’Ivalua avec différentes applications déjà déployées : PeopleSoft, Data Lake, outils de gestion des appels d’offres, etc.
- Animation de la phase de tests avec l’équipe IT afin de s’assurer de la conformité des configurations avec les attentes exprimées durant les ateliers.
- Contrôle automatisé des montants lors de la réconciliation entre commande, réception et facture afin d’accélérer le traitement des factures.
- Approbation automatique de la facture suite à la validation de la réception par les demandeurs pour réduire les interactions hors outil entre comptables et demandeurs.
- Validation directement via un email qui contient toutes les informations nécessaires à la prise de décision grâce à la configuration des notifications systèmes.
Gains obtenus
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Gain de temps dans le cycle de gestion de la commande.
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Optimisation de la connectivité entre Ivalua et Peoplesoft.
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Augmentation de la part des achats sous contrôle dans Ivalua.
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Meilleure compréhension des dépenses réalisées.
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Simplification de la plateforme pour en faciliter le déploiement et l’adoption dans les différents studios.
COCIORVA Diana
Ubisoft
IT Manager – Procurement
Cyrias nous a beaucoup aidé à nous recentrer sur le core model grâce à une simplification et des automatisations du processus métier, ce qui nous a permis d’avoir un outil plus stable et plus performant. L’équipe impliquée dans le projet a su faire preuve d’agilité et de sérieux tout au long du projet. Leur forte connaissance de l’outil et des processus achats ont facilité une meilleure appréhension des problématiques remontées par le métier et ainsi augmenter l’adhérence des utilisateurs à Ivalua.
Création 