Comment la mise sous contrôle du processus de suivi d’engagement des dépenses permet de soutenir la croissance ?
Description client
Depuis 2018, Cyrias accompagne dans son évolution digitale, un groupe mutualiste majeur opérant dans le domaine de la santé et de la protection sociale en France. Dans un contexte marqué par des évolutions réglementaires, ce groupe a décidé de renforcer le contrôle de ses dépenses et la gestion de ses relations avec ses fournisseurs. Pour cela, il a choisi d’adopter la solution Ivalua et a confié sa mise en place aux équipes de Cyrias.
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+1000 utilisateurs internes
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+11 500 fournisseurs
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+20 000 commandes par an
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26 interfaces entrantes et sortantes
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+30 000 factures traitées chaque année
Challenges client
Initialement démarré en 2016 pour l’une des entités, le projet prend une nouvelle dimension lors de la création, en 2017, d’un groupe. La mise en place de cette nouvelle organisation à notamment permis de 1/ confirmer l’utilisation de la plateforme Ivalua comme outil de référence pour la gestion des dépenses de l’ensemble des filiales et 2/ valider la stratégie de déploiement de processus Métiers communs à l’ensemble des filiales du groupe (logique de Core Model).
C’est dans ce contexte que les équipes Cyrias sont intervenues. La combinaison des expertises Métier et Technique de nos consultants à permis de sécuriser la mise en oeuvre du Core Model, son déploiement auprès des utilisateurs et de répondre aux enjeux suivants :
Réponses apportées
- Accompagnement métier et technique par les consultants Cyrias : animation d’ateliers, rédaction des spécifications, configuration de la plateforme, conduite du changement.
- Activation des modules Ivalua suivants : catalogue, demande d’achats, réception, factures, contrats, gestion des appels d’offre et reporting.
- Accompagnement des équipes clients lors de la montée de version de la plateforme Ivalua : analyse des écarts et accompagnement lors de la recette.
- Maintenance évolutive : mise en oeuvre d’évolutions souhaitées par le métier et imposées par le cadre légal.
Gains obtenus
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Meilleure mise sous contrôle du process achats et sécurisation des engagements de dépenses.
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Renforcement du pilotage achats et des dépenses engagées.
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Gain de temps et unification dans le processus de traitement des factures.
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Amélioration de la collaboration acheteurs / fournisseurs.
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Optimisation du suivi budgétaire.
TESSIER Tiphaine
Cyrias
Cheffe de projet
Les équipes Cyrias en collaboration étroite avec le client, ont travaillé sur l’optimisation des processus afin de bâtir les fondations solides nécessaire à la mise en place du Système d’Information Achats. Les connaissances sectorielles, métiers et technique de Cyrias ont permis de déployer ce projet avec succès.
Création 