Comment la mise en place d’une plateforme d’e-procurement permet de mieux contrôler les dépenses ?
Description client
Arpavie, gestionnaire associatif de résidences pour personnes âgées, représente 3000 collaborateurs et plus de 129 établissements en France. En 2020, le groupe sélectionne la plateforme Ivalua pour mettre sous contrôle les dépenses réalisées par l’ensemble de ses établissements. Retenu pour son expertise de la solution Ivalua et sa connaissance des enjeux métiers associés au déploiement de cette plateforme, Cyrias accompagne Arpavie dans sa démarche de digitalisation de la fonction Achats.
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+400 utilisateurs internes
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+400 fournisseurs
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+15000 commandes par an
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2 systèmes d’information connectés
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+60 000 factures traitées chaque année
Challenges client
La décision de lancer ce projet de digitalisation vient en réponse à un constat fait par les directions Achats,
Comptabilité et Informatique d’Arpavie : les processus de gestion des commandes nécessitent d’importantes actions
manuelles. Ces actions entraînent de nombreuses erreurs qui elles même génèrent du retard sur le traitement global
de la commande. La mise en place, en 2020 de la Suite Procure-to-Pay d’Ivalua par les équipes Cyrias permet
d’accroître la visibilité sur les dépenses engagées par les différents établissements tout en fluidifiant le processus de
validation des commandes. Dans le contexte particulier du Covid-19, les enjeux du projet étaient de :
Réponses apportées
- Accompagnement par les consultants Cyrias des équipes Arpavie sur des activités de conduite du changement et la collecte des besoins.
- Mise en place d’une démarche agile : Pré paramétrage de l’application de façon à projeter les équipes Arpavie le plus tôt possible dans la solution cible.
- Mise en place des modules e-procurement : fournisseurs, catalogue, DA, commandes, réception et facture.
- Mise en place de catalogues internes et Punchout.
Gains obtenus
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Gain de temps dans le processus de traitement des factures.
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Hausse du nombre de commandes couvertes par un contrat.
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Mise en place d’un circuit de validation unique et partagé sur le siège et l’ensemble des établissements.
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Meilleure compréhension des dépenses réalisées.
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Mise en conformité du processus de rapprochement commande / réception / facture.
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Forte adhésion de la solution au niveau de l’ensemble des établissements.
MANZAC Francis
Arpavie
Directeur des Systèmes d’Information
La collaboration avec CYRIAS a été une réussite à la fois sur la connaissance du logiciel mais aussi dans le rôle de conseil apporté tout au long du projet.
L’outil IVALUA mis en place est très ergonomique et fluide dans son utilisation.
De plus, une fois cet outil mis en production nous avons gardé la même réactivité de CYRIAS dans le cadre du suivi et du traitement des nouvelles demandes.
Création 